Hướng dẫn các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế số 38 và Nghị định 123

Theo đó, giai đoạn thứ nhất triển khai cho 6 tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định; giai đoạn thứ hai sẽ triển khai cho 57 tỉnh, thành phố còn lại

Việc cần làm trước khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC (HĐĐT 78) kể từ ngày 21/11/2021.

=> Kiểm Tra mail xem DN mình có được cơ quan thuế gửi mail trong Danh sách các công ty Thí điểm triên khai Hóa đơn điện tử theo TT78 không? (Thuế sẽ có email tới cho doanh nghiệp)

– Nếu không thì vẫn cứ dùng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ bình thường đến khi phải chuyển đổi sang TT78.

– Nếu nhận được mail thì làm các bước tiếp như sau:

Hiện nay, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (đơn vị hiện đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp) đã cập nhật, hoàn thiện phần mềm, đáp ứng đầy đủ các chuẩn kết nối truyền nhận, chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021.

Do đó, để việc sử dụng hóa đơn được liên tục doanh nghiệp cần chủ động liên hệ ngay với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ về điều kiện kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu của hóa đơn theo quy định mới. Trong đó, phải thay đổi các chỉ tiêu: Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn bằng 07 ký tự theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Sau khi chuẩn bị nền tảng kỹ thuật, chuẩn dữ liệu nói trên. Từ ngày 21/11/2021, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và được sử dụng ngay khi cơ quan thuế có Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng của doanh nghiệp.

Sau khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế (chi tiết cách ghi nội dung theo mục 2 dưới đây).

Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:

– Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

– Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

*Lưu ý:

– Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó. Thủ tục hủy hóa đơn doanh nghiệp xem thêm tại đây.

– Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

– Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp,quý doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

– Sau khi chuyển đổi thành công, nhân được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế quý doanh nghiệp  thực hiện hóa đơn điện tử theo quy định và tuân thủ theo các quy định Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ thay thế cho các quy định về hóa đơn chứng từ trước đây.