Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu:

1. Quan trọng bậc nhất: Tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín (Hỗ trợ bạn khi cần, tư vấn được các nghiệp vụ bạn quan tâm, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến phát hành hóa đơn và các giấy tờ liên quan).

+ Chưa kể đó phải là NCC có năng lực (kỹ thuật, tự build được cơ sở hạ tầng để phục vụ lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo luật kế toán);

+ NCC cung cấp hóa đơn theo số lượng hóa đơn phát hành hay thu phí số lượng đó theo năm (giống như chữ ký số có hạn sử dụng) và hóa đơn lưu trữ có bị thu phí lưu trữ hàng năm hay free trọn gói theo gói cước bạn lựa chọn ngay từ đầu?

+ Rất nhiều vấn đề các bạn phải quan tâm, vì nếu không tìm hiểu kỹ thì đến lúc sử dụng sẽ phát sinh thật nhiều vấn đề khiến bạn bị áp lực,…

2. Sau khi tìm được NCC phù hợp thì cần thống nhất mẫu hóa đơn trước khi làm các thủ tục phát hành. Điều này rất quan quan trọng, vì nó sẽ là bộ mặt của công ty (thật cẩn trọng vì việc thay đổi sau khi phát hành lên thuế rất khó khăn, thậm chí có cơ quan thuế yêu cầu hủy số lượng hóa đơn còn lại và phải làm 1 mẫu mới).

3. Lựa chọn số lượng hóa đơn phù hợp: Cách lựa chọn số lượng hóa đơn phụ thuộc vào số lượng khách hàng, tần suất xuất hóa đơn của công ty bạn. Công thức tạm tính:
VT = N x 12 x Y trong đó
VT: số lượng hóa đơn
N: Số hóa đơn cho 1 tháng
12 tương đương 1 năm
Y: số năm bạn dự tính dùng hết số hóa đơn đó

4. Quy trình phát hành hóa đơn (Cái này chỉ mang tính chất tương đối, vì hiện tại mỗi cơ quan thuế đang áp dụng cách phát hành mà chẳng nơi nào giống nơi nào. Số chỉ liệt kê 1 vài trường hợp mình đã gặp)

+ Hồ sơ nhất thiết phải có:
a. Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC): được làm trên HTKK phiên bản mới nhất (hiện tại là HTKK 4.1.0), kết xuất định dạng xml
b. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC )
c. Mẫu hóa đơn điện tử:
+ Ngoài ra: có cơ quan thuế sẽ yêu cầu các bạn phải nộp bản cứng thông báo phát hành hóa đơn chính vì vậy bạn cũng nên chuẩn bị 1 hồ sơ tương tự như nộp điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo TT32/2011

*** Cách nộp qua mạng: làm tương tự như phát hành hóa đơn đặt in lần đầu.
+ B1: Đăng nhập trang nhantokhai.gdt.gov.vn/ một số tỉnh thành là thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) với kỳ bắt đầu trùng với kỳ tờ khai (nôm na là cùng ngày với ngày phát hành hóa đơn).
+ B2: Ký và nộp cái tờ khai phát hành hóa đơn xong xuôi thì vào mục tra cứu tờ khai để đính kèm cái mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (cái quyết định nên in ra, ký tên đóng dấu và gửi nhé)
+ B3: Kiểm tra lại toàn bộ tờ khai xem hồ sơ đã được đẩy lên trang thuế thành công chưa? Cẩn thận hơn: các bạn có thể gọi điện lên bộ phận ấn chỉ cơ quan thuế, hỏi xem có cần nộp bản cứng hay không?

Tuy nhiên, Một số cơ quan thuế hiện tại đã áp dụng Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nên họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải làm mẫu PL 01 (Hồ sơ xin sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu), sau 1 ngày làm việc họ sẽ trả lại công văn theo PL 02 được sử dụng hay ko sử dụng hóa đơn điện tử). Kể từ khi nhận được công văn này, thì bạn mới được phép làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Trên đây là 1 số bước quan trọng các bạn cần lưu ý, khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử!

Lựa chọn của bạn quyết định đến thành công của ban!